Mercancía que desaparece entre almacenes y transporte: cómo prevenir pérdidas durante los cambios de custodia
Una empresa puede tener inventarios correctamente registrados, sistemas de vigilancia y transportistas contratados, pero aun así enfrentar pérdidas de mercancía durante sus operaciones logísticas.
Uno de los momentos más vulnerables ocurre cuando los productos pasan de un responsable a otro: del almacén al transportista, de una unidad a un centro de distribución o del operador al cliente final.
En estos cambios de custodia pueden presentarse faltantes, daños, errores de registro o situaciones de robo que no siempre se detectan inmediatamente.
Para las empresas industriales, comerciales y de distribución, el desafío consiste en establecer controles que permitan identificar quién recibió la mercancía, en qué condiciones y en qué momento.
La trazabilidad y la documentación de cada entrega pueden convertirse en herramientas fundamentales para reducir pérdidas y proteger la rentabilidad.
¿Por qué los cambios de custodia representan un riesgo?
Durante una operación logística, la mercancía puede pasar por diferentes instalaciones, vehículos y responsables.
Cada transferencia implica actividades de carga, descarga, revisión, conteo y registro de información.
Cuando estos procedimientos no están claramente definidos, pueden surgir diferencias entre las cantidades enviadas y las recibidas.
Por ejemplo, un almacén puede registrar la salida de 100 cajas, mientras que el centro de distribución reporta haber recibido solamente 98.
Sin evidencia suficiente, determinar dónde ocurrió la diferencia puede resultar complicado.
El problema no necesariamente implica un robo. También puede deberse a errores de conteo, documentación incorrecta, daños, entregas equivocadas o fallas en el registro de movimientos.
La ausencia de controles puede convertir una diferencia operativa en una pérdida económica difícil de investigar.
La cadena de custodia comienza antes de cargar el transporte
Uno de los errores más comunes consiste en considerar que la responsabilidad sobre la mercancía comienza cuando el transportista recibe el embarque.
En realidad, el control debe iniciar desde la preparación del pedido.
Antes de la carga, es importante verificar las cantidades, referencias, números de lote o serie cuando corresponda, así como las condiciones físicas de los productos y embalajes.
También conviene documentar quién realizó la preparación, quién verificó el pedido y qué unidad será utilizada para transportarlo.
Estos registros permiten establecer una referencia confiable para las siguientes etapas.
Si la mercancía sale con información incompleta, cualquier diferencia posterior será más difícil de identificar.
Documentar la entrega y recepción evita controversias
Cada cambio de custodia debería contar con evidencia suficiente para identificar la mercancía transferida y las condiciones de recepción.
Dependiendo de la operación, pueden utilizarse documentos de embarque, listas de empaque, comprobantes de entrega, registros electrónicos y fotografías.
Un procedimiento básico debe permitir conocer la fecha, hora, ubicación, identificación de la unidad, cantidades entregadas y responsables involucrados.
Cuando existan diferencias, estas deben registrarse en el momento de la recepción, siempre que las condiciones operativas y de seguridad lo permitan.
Por ejemplo, si un destinatario detecta embalajes abiertos o cantidades distintas a las documentadas, es conveniente dejar constancia de la incidencia antes de cerrar administrativamente la entrega.
La evidencia no elimina automáticamente las controversias legales, pero puede facilitar las investigaciones y la determinación de responsabilidades conforme a los contratos aplicables.
Los sellos de seguridad ayudan, pero no sustituyen la inspección
En determinadas operaciones de transporte se utilizan sellos o dispositivos de seguridad para detectar posibles aperturas no autorizadas.
Estos elementos pueden ayudar a identificar alteraciones durante el traslado, especialmente cuando se registra su número al momento de la carga y se verifica durante la recepción.
Sin embargo, un sello aparentemente intacto no garantiza por sí solo que el contenido del vehículo sea correcto.
Si la carga fue preparada con cantidades equivocadas, el sello no permitirá detectar el error.
Por ello, su utilización debe complementarse con controles de conteo, inspección documental y procedimientos de recepción.
En operaciones de mayor riesgo pueden implementarse controles adicionales, de acuerdo con las características de la mercancía y las condiciones de transporte.
La tecnología permite mejorar la trazabilidad
Los sistemas de gestión de almacenes, conocidos como WMS (Warehouse Management System), pueden registrar movimientos de inventario y apoyar el control de entradas, salidas y ubicaciones.
También pueden utilizarse códigos de barras, identificadores logísticos y tecnologías RFID para facilitar la identificación de productos o unidades de carga.
Los estándares GS1 proporcionan mecanismos de identificación que pueden ayudar a relacionar productos, unidades logísticas y eventos dentro de una cadena de suministro.
Por otra parte, los sistemas de rastreo vehicular permiten conocer información sobre la ubicación y el recorrido de las unidades de transporte.
Sin embargo, es importante distinguir entre rastrear un vehículo y verificar físicamente su contenido.
Saber dónde se encuentra un camión no demuestra automáticamente que toda la mercancía registrada continúe dentro de él.
La tecnología debe complementar los controles operativos y no reemplazarlos.
¿Cuánto cuestan realmente los faltantes?
Cuando desaparece mercancía, el impacto económico puede incluir más conceptos que el valor de los productos.
También pueden presentarse costos de investigación, reposición, transporte extraordinario, atención de reclamaciones y retrasos en entregas.
Imaginemos una empresa que detecta un faltante de 20 componentes industriales con un costo registrado de $450 por unidad.
El valor del inventario faltante sería:
20 componentes × $450 = $9,000
Si además necesita pagar $1,500 por un envío urgente para reponerlos, el impacto directo identificado ascendería a $10,500, antes de considerar recuperaciones, seguros u otros efectos.
Este ejemplo es ilustrativo. El costo económico real debe distinguir entre el valor contable del inventario, los gastos adicionales y cualquier recuperación posterior.
Tampoco debe confundirse el precio de venta de la mercancía con su costo de adquisición o fabricación.
Los controles internos también previenen pérdidas
La seguridad logística no depende únicamente de cámaras, rastreo satelital o vigilancia.
Los procedimientos administrativos son igualmente importantes.
Separar las funciones de preparación, verificación y autorización de embarques puede ayudar a reducir errores y dificultar movimientos no autorizados.
También conviene establecer controles sobre modificaciones de pedidos, cancelaciones, devoluciones y ajustes de inventario.
Las diferencias detectadas deben investigarse mediante procedimientos documentados, evitando atribuir responsabilidades personales sin evidencia suficiente.
Una cultura de control efectivo combina supervisión, capacitación, registros confiables y mecanismos para reportar irregularidades.
¿Cómo identificar dónde ocurren las pérdidas?
Para mejorar los controles, las empresas necesitan medir las incidencias por etapa logística.
Un indicador útil es la tasa de unidades faltantes:
Tasa de faltantes = (Unidades faltantes confirmadas ÷ Unidades despachadas) × 100
Por ejemplo, si durante un periodo se despachan 10,000 unidades y se confirman 25 unidades faltantes, la tasa sería de 0.25%.
Este indicador debe analizarse junto con el valor económico de las pérdidas, ya que no todos los productos tienen el mismo costo.
También resulta conveniente clasificar incidencias por almacén, ruta, transportista, tipo de mercancía y punto de transferencia.
La finalidad es identificar patrones que permitan fortalecer los controles donde realmente se presentan los problemas.
La coordinación con transportistas y clientes es fundamental
Una cadena de custodia confiable requiere acuerdos claros entre las empresas involucradas.
Los contratos y procedimientos operativos deben establecer responsabilidades de carga, recepción, verificación, documentación y reporte de incidencias.
En México, cuando corresponda, también deben atenderse los requisitos fiscales y documentales aplicables al traslado de mercancías, incluido el complemento Carta Porte.
Sin embargo, este documento fiscal no sustituye los controles físicos de inventario ni determina por sí solo todas las responsabilidades contractuales sobre pérdidas.
Por ello, resulta importante definir cómo se atenderán los faltantes, qué evidencias serán necesarias y cuáles serán los procedimientos de reclamación.
Una relación logística eficiente necesita tanto claridad documental como comunicación oportuna.
Una oportunidad para fortalecer la logística industrial mexicana
En regiones manufactureras como Guanajuato y el Bajío, las empresas que abastecen cadenas automotrices, metalmecánicas, agroindustriales y comerciales dependen de movimientos constantes de materiales y productos terminados.
Para estas organizaciones, una diferencia de inventario puede afectar la programación de producción, la disponibilidad de componentes y el cumplimiento de entregas.
Fortalecer los controles de custodia puede contribuir a reducir incidencias, mejorar la confiabilidad de los inventarios y facilitar la coordinación entre proveedores, transportistas y clientes.
No todas las empresas necesitan comenzar con sistemas tecnológicos complejos.
Establecer procedimientos de conteo, documentar las transferencias y analizar los faltantes recurrentes puede ser un primer paso para mejorar la seguridad y eficiencia de la operación.
Conclusión
Las pérdidas de mercancía durante el almacenamiento y transporte no siempre se originan en robos. También pueden surgir por errores administrativos, diferencias de conteo, daños o deficiencias en los procedimientos de entrega y recepción.
Por ello, prevenirlas requiere establecer una cadena de custodia clara, con registros confiables y responsabilidades definidas en cada transferencia.
Para las empresas industriales mexicanas, combinar controles físicos, documentación, tecnología y coordinación entre áreas puede ayudar a reducir pérdidas económicas y fortalecer la continuidad operativa.
La mercancía no debería cambiar de responsable sin que también se transfiera información verificable sobre su cantidad, condición y recepción.
El objetivo no es solamente saber dónde está un embarque, sino contar con evidencia suficiente para identificar qué ocurrió con él durante todo su recorrido.
Fuentes consultadas
- GS1 — Estándares de trazabilidad. Referencias para identificar productos, unidades logísticas y eventos de la cadena de suministro.
- Organización Mundial de Aduanas — SAFE Framework of Standards. Marco internacional sobre seguridad y facilitación de las cadenas de suministro.
- Servicio de Administración Tributaria (SAT) — Complemento Carta Porte. Información oficial sobre documentación fiscal aplicable al traslado de mercancías en México.
- ISO — ISO 28000:2022. Requisitos para sistemas de gestión de seguridad, incluidos aspectos relevantes para las cadenas de suministro.
- NIST — Cybersecurity Framework. Referencia para la gestión de riesgos de ciberseguridad en sistemas y procesos digitales.
- Cámara de Diputados — Código de Comercio. Marco jurídico general para actos y relaciones mercantiles en México.
Nota: Este artículo fue desarrollado con el apoyo de herramientas tecnológicas avanzadas y revisado por el Departamento de Comunicación de CANACINTRA León, destacando la colaboración entre innovación tecnológica y experiencia humana.
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